Pieczątki są konstruowane najczęściej po to, żeby emitować ważne informacje powiązane z prowadzoną aktywnością służbową. Największą grupę zamawianych produktów tworzą pieczątki nagłówkowe wykorzystywane w procesie znamionowania nadawcy danej korespondencji, czy przygotowywania listów oraz rozliczeń. Pieczątki nagłówkowe muszą zawierać imię i nazwisko oraz stanowisko osoby posługującej się odciskiem pieczęci oraz nazwę firmy oraz dane adresowe - pieczątki warszawa. Wielokrotnie umieszcza się adres siedziby firmy, adres do korespondencji czy adres strony internetowej oraz poczty elektronicznej i telefony kontaktowe. Pieczątki firmowe wykorzystywane wcześniej do formalnej korespondencji urzędowej zawierają zwykle nazwę i adres siedziby firmy, w wielu przypadkach też NIP oraz REGON. Tu pieczątki są używane tylko przez osoby posiadające uprawnienia do reprezentowania firmy w wskazanych postępowaniach przed urzędami czy innymi przedsiębiorstwami współpracującymi. Zamieszczane na pieczątkach firmowych dane zawierają, na ogół, wszystkie wiadomości o lokalizacji oraz możliwościach kontaktowych z daną firmą. Wolno jednak uzupełniać je wszelakimi innymi informacjami, zgodnie z naszymi pomysłami.